Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website, für Registrierung und Konten, für die Abrechnung und den Support von Immeva ist:

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht benennen. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an info@zenitsol.de.

• Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbewerkzeuge und bindet keine Inhalte Dritter ein. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server.
• Server, Datenbank und Dateien von Immeva liegen in Rechenzentren in Deutschland.
• Für die Daten, die ein Maklerbüro in Immeva verwaltet, etwa Kontakte, Objekte und Mails, ist das Büro verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Abschnitt 8).
• In ein Büro schauen wir nur, wenn es uns dafür eine befristete Freigabe erteilt, nur lesend und mit Eintrag im Protokoll.

Beim Aufruf dieser Website überträgt dein Browser technisch bedingt Daten an unseren Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite.

Wir brauchen diese Daten, um die Seiten auszuliefern und Missbrauch abzuwehren. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen schreiben wir nicht. Die IP-Adresse halten wir nur kurz im Arbeitsspeicher, um zu viele Anfragen von derselben Adresse zu begrenzen, bei der Registrierung höchstens eine Stunde. Fehlermeldungen des Servers werden in einem begrenzten Speicher abgelegt und laufend überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Webauftritt.

Bei der Registrierung gibst du den Namen des Büros, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse an. Wir schicken dir einen Link zur Bestätigung, der 24 Stunden gilt. Erst wenn du ihn öffnest und ein Passwort festlegst, entstehen Konto und Büro. Weitere Personen kommen nur über eine Einladung dazu, die sieben Tage gilt.

Für jedes Konto verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse,
• Zugangsdaten: Passwort (nur als Hash), Passkeys (nur der öffentliche Schlüssel), Anmeldelinks per Mail,
• Sitzungen mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser,
• Zugehörigkeit zum Büro, Rolle, Standorte und Zusatzrechte,
• das Protokoll des Büros: wer wann was angelegt, geändert, exportiert oder gelöscht hat.

Zweck ist die Bereitstellung von Immeva nach dem Vertrag mit dem Büro. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst Vertragspartner bist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, dem Büro sichere Zugänge für sein Team bereitzustellen.

Für die Betreuung unserer Kunden sieht unser Team je Büro: Name, Abo und Zahl der Lizenzen, Personen mit Name, E-Mail, Rolle und letzter Anmeldung, wie weit die ersten Schritte erledigt sind und wie viel vom KI-Kontingent im laufenden Monat verbraucht ist. Inhalte des Büros sehen wir dabei nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Wir schicken Mails, die zum Konto gehören: Anmeldelinks, Einladungen, Bestätigungen und Hinweise zur Abrechnung. Wer sich registriert, aber noch keine Zahlungsdaten hinterlegt hat, bekommt nach einem Tag einmal eine Erinnerung.

Das Abo schließt du im Bezahlvorgang von Stripe ab. Dort gibst du Rechnungsadresse, auf Wunsch die USt-IdNr. und die Zahlungsart ein. Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN erhält nur Stripe. Wir speichern die Kundennummer bei Stripe, den Stand des Abos, Laufzeit, Zahl der Lizenzen und die Ereignisse zum Abo im Protokoll des Büros. Rechnungen erstellt Stripe, die Übersicht in Immeva lädt sie dort.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten zum Teil in unserem Auftrag und zum Teil als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsprävention und für gesetzliche Pflichten. Näheres steht in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

Über die Hilfe in der App kannst du uns schreiben, mit Bildern oder PDF bis 10 MB als Anhang. Die Anfragen landen in unserem eigenen Support-Postfach (Chatwoot), das wir auf unserem Server in Deutschland betreiben. Dein Browser spricht dabei nur mit Immeva. Unser Team sieht deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das Büro, deine Rolle, den Tarif und die Zahl der Lizenzen, aber keine Daten der Kunden des Büros. Nach einer erledigten Anfrage kannst du sie mit Sternen bewerten.

Immeva-Assistent

Neue Anfragen beantwortet zuerst der Immeva-Assistent. Seine Antworten erstellt ein KI-Sprachmodell und sie sind im Chat als automatische Antwort gekennzeichnet. Er stützt sich auf unsere Hilfe-Artikel und schlägt bei Bedarf nach, wie das Abo, die ersten Schritte, die Rolle oder die Verbindungen deines Büros stehen. Kann er nicht helfen, möchtest du einen Menschen sprechen oder geht es um Geld oder Kündigung, übergibt er an unser Team. Dafür geht der Verlauf der Anfrage an den Textdienst von OpenRouter, verarbeitet in der EU, ohne Speicherung nach der Antwort und ohne Training. Auch unser Team kann sich beim Antworten Formulierungen über diesen Dienst vorschlagen lassen.

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon erreichst, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Anfragen schnell und richtig zu beantworten. Erledigte Anfragen löschen wir zwölf Monate nach der letzten Nachricht samt Verlauf und Anhängen.

Einsicht in dein Büro

Inhaber und Admins können unserem Support erlauben, für eine Stunde, 24 Stunden oder sieben Tage in das Büro zu schauen, und die Freigabe jederzeit beenden. Der Support kann dann nur lesen. Postfächer, Exporte, Datenschutzauskünfte, API-Schlüssel und Webhooks bleiben gesperrt. Jede Freigabe und jede Einsicht steht im Protokoll des Büros. Das ist eine Verarbeitung im Auftrag des Büros nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Um Immeva zu verbessern, zählen wir, welche Seiten und Funktionen in der App genutzt werden. Gespeichert werden der Name des Ereignisses (z. B. „Seite aufgerufen“), der Pfad ohne Kennungen einzelner Datensätze, wenige Eigenschaften wie Art oder Anzahl, bei laufenden Tests die angezeigte Variante der Oberfläche, das Büro und der Zeitpunkt. Statt deiner Nutzer-ID speichern wir ein Pseudonym, das sich ohne einen geheimen Schlüssel auf unserem Server nicht zurückführen lässt. Inhalte wie Namen, Texte oder Suchbegriffe werden nicht erfasst.

Die Daten bleiben in unserer Datenbank, gehen an niemanden weiter und werden nur zusammengefasst ausgewertet. Wir setzen dafür keine Cookies und speichern nichts auf deinem Gerät. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist die Verbesserung von Immeva. Du kannst widersprechen (Abschnitt 13), dann nehmen wir deine Einträge aus der Statistik. Gelöscht werden die Einträge spätestens mit dem Büro.

Was ein Maklerbüro in Immeva verwaltet, verantwortet das Büro selbst: Kontakte, Objekte, Dokumente, Mails und Termine, Anfragen aus Portalen und dem Website-Widget, Konten im Kundenportal, Empfänger von Newslettern, Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz und alles Weitere, was das Büro anlegt. Das gilt auch für Daten aus Verbindungen, die das Büro selbst einrichtet, etwa zu Google- oder Microsoft-Kalendern, eigenen Postfächern oder Immobilienportalen.

Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, nur nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Weisungen des Büros. Das gilt auch für die KI-Funktionen, die das Büro einschalten kann. Bist du Kunde eines Maklerbüros und hast Fragen zu deinen Daten, wende dich bitte an das Büro. Wir unterstützen es bei der Antwort.

Karten in der App, im Online-Exposé und im Website-Widget zeigen Kacheln von OpenFreeMap, einem Dienst der Hyperknot Software Kft. in Ungarn. Dein Browser lädt Kartenstil und Kacheln direkt dort und überträgt dabei seine IP-Adresse und den gezeigten Ausschnitt. OpenFreeMap setzt keine Cookies, speichert IP-Adressen nach eigenen Angaben nur in Fehlerprotokollen für höchstens sieben Tage und kann Cloudflare für die Auslieferung nutzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist eine Karte ohne Tracking. Auf dieser Website gibt es keine Karten.

Für die Koordinaten einer Adresse fragt unser Server den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation im Vereinigten Königreich. Übertragen werden nur Straße, Postleitzahl und Ort, ohne Namen und ohne deine IP-Adresse.

Diese Website setzt keine Cookies. In der App speichern wir nur, was für die Nutzung unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• ein Sitzungs-Cookie, damit du angemeldet bleibst. Es gilt sieben Tage, verlängert sich bei Nutzung und wird beim Abmelden gelöscht,
• kurzlebige Cookies während der Anmeldung mit Passkey und beim Verbinden eines Kalenders oder von ImmoScout24, die nach wenigen Minuten ablaufen,
• im Speicher des Browsers deine Einstellungen auf diesem Gerät: helle oder dunkle Darstellung, Hinweise ein oder aus, Ansicht und Spalten von Listen und Tafeln sowie die zuletzt geöffneten Treffer der Suche.

Für Mitarbeiter unseres Supports kommt während einer Einsicht ein Cookie hinzu, das mit der Freigabe abläuft. Werbe- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht.

Wir setzen wenige Dienstleister ein. Alle sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, Stripe zum Teil auch als eigener Verantwortlicher. Welche davon Daten der Büros im Auftrag verarbeiten, steht unter Unterauftragnehmer.

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Rechenzentrum: Server, Datenbank, Dateispeicher (Object Storage) und verschlüsselte Sicherungen, auch für das Support-Postfach. Ort: Deutschland.
• OpenRouter, Inc., 169 Madison Ave #2404, New York, NY 10016, USA. Textdienst für die KI-Funktionen über den EU-Endpunkt: Textvorschläge, wenn das Büro sie eingeschaltet hat, und der Immeva-Assistent im Support. Ort: EU (Inhalte). Kontodaten von Immeva in den USA, abgesichert durch Standardvertragsklauseln.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Versand von Mails: Anmeldelinks, Einladungen, Erinnerungen, Hinweise zur Abrechnung und zum Support, dazu Mails der Büros an ihre Kunden, wenn kein eigenes Postfach verbunden ist (z. B. Newsletter, Exposés, Objektvorschläge). Ort: EU (Stockholm, Schweden). Zugriffe aus den USA möglich, abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Bezahlvorgang, Abonnements, Rechnungen und Umsatzsteuer (Stripe Tax), Kundenportal für Zahlungsdaten und Kündigung. Ort: EU. Übermittlung in die USA möglich, abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Ohne eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung fragen wir außerdem an:

• OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Ungarn): Kartenkacheln für die Karten in der App, im Online-Exposé und im Website-Widget. Der Browser lädt sie direkt dort und überträgt dabei seine IP-Adresse und den Kartenausschnitt. OpenFreeMap setzt keine Cookies und kann Cloudflare als Netzwerk für die Auslieferung nutzen.
• Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Cambridge, Vereinigtes Königreich): Ortssuche: Beim Speichern einer Adresse fragt unser Server die Koordinaten ab. Übertragen werden nur Straße, Postleitzahl und Ort, ohne Namen oder andere Angaben und ohne IP-Adresse des Browsers. Für das Vereinigte Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

• Bestätigungslinks der Registrierung: 24 Stunden, danach unbrauchbar.
• Kontodaten: solange du einem Büro angehörst und das Büro besteht. Einträge im Protokoll des Büros bleiben mit dem Büro erhalten, weil sie dessen Nachweis sind.
• Abrechnung: Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Support: zwölf Monate nach der letzten Nachricht einer erledigten Anfrage.
• Nutzungsstatistik: spätestens mit dem Büro.
• Sicherungen der Datenbank: täglich für 14 Tage, monatlich für zwölf Monate, danach gelöscht.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Löschung kann ausgeschlossen sein, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe, die überwiegen, oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen.

Schreib uns dafür an info@zenitsol.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Für Registrierung und Vertrag brauchen wir die abgefragten Angaben, ohne sie können wir kein Konto anlegen. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Ändert sich Immeva oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier steht.